Yritys on prosessien ja jatkuvan parantamisen näkökulmasta kokonaisuus, jonka perustan ja reunaehdot muodostavat yrityksen asiakkaat ja yrityksen valitsemaliiketoimintastrategia. Kun yrityksen asiakkaiden tarpeet ja odotukset on tunnistettu ja liiketoimintastrategiasta on johdettu konkreettiset toimintasuunnitelmat, niin sen jälkeen voidaan tarkastella kolmen osa-alueen tilannetta: prosessit, ihmiset ja ohjelmistot/integraatiot. Katso kuva.

KILPAILUKYVYN YLLÄPITO EDELLYTTÄÄ JATKUVAA PARANTAMISTA

Jokainen yritys haluaa parantaa kilpailukykyään, kehittää toimintaansa ja samalla varautua hallittuun kasvuun. Tämä on mahdollista vain, jos niin yrityksellä on hyvin kuvattu, strategian tavoitteita tukeva, kaikkien sisäistämä systeemi, jonka kehittämiseen uskotaan ja panostetaan.

Konkreettista hyötyä saadaan suoraan esimerkiksi rekrytoinnissa. Rekrytoinnissa tiedetään, mitä osaamista tarvitaan ja vastaavasti sopivalle hakijalle voidaan kuvata hänen osansa kokonaisuudessa. Selkeä tehtävänkuvan myötä rekrytoitu voi ensimmäisestä päivästä alkaen keskittyä siihen, mihin hänet on palkattu.

 

ONKO RAKENTAMISESSA MYÖS PROSESSIEN OLTAVA UNIIKKEJA?

Olemme havainneet lukuisissa ohjelmistojemme käyttöönottoprojekteissa, että suurimmalla
osalla rakennusalan yrityksistä ei ole omaa kuvattua yhtenäistä prosessia. Ohjelmiston valmennuksissa käydään usein henkilöiden välillä keskustelua siitä, miten meidän yrityksemme toimii ja käsitykset toiminnasta vaihtelevat suuresti riippuen siitä, milloin henkilö on aloittanut tai miltä osastolta tai paikkakunnalta hän on. Olemme seuranneet tilannetta ihmeissämme ja miettineet, mitä me voimme tehdä auttaaksemme yrityksiä.

Rakentamisessa projektit toteutetaan jokainen eri paikkaan ja ne ovat monen rakentajan
mielestä uniikkeja. Monessa yrityksessä myös rakentamisen prosessit ovat uniikkeja
henkilöittäin, osastoittain, paikkakunnittain ja tytäryrityksittäin.

Miten yritys voi kehittää omaa toimintaansa, johtaa systemaattisesti, parantaa
kannattavuuttaan ja olla houkutteleva rekrytoinnissa, jos me itse luomme omallatoiminnallamme monimutkaisen järjestelmän, jonka pyörittäminen työllistää ja josta emmekoe saavamme mitään lisäarvoa?

 

KESKITYMME RAKENTAMISEN YDINPROSESSIN PARANTAMISEEN

Toimeksiantomme keskittyvät rakentamishankkeen tietomallintamisen, laskennan,
hankinnan, tuotannonsuunnittelun, aikatauluttamisen, työmaahallinnon ja työmaan
raportoinnin prosessien yhdenmukaistamiseen, kehittämiseen, käyttöönottoon ja auditointiin.

Näkökulmamme on yhtenäisen, rikastuvan informaation tehokas virtaus prosessin läpi.
Keinoina ovat tehokkaiden yrityskohtaisten prosessien kehittäminen, henkilöstön osaamisen ylläpito ja valmentaminen prosessien ja ohjelmistojen käyttöön sekä jatkuvan parantamisen mallin tuominen yritykseen.

 

ETENEMME JÄRJESTELMÄLLISESTI VAIHEESTA TOISEEN

Jokaisen toimeksiannon alussa on tärkeää selvittää yrityksen tavoitteet ja erityisesti
varmistaa aito sitoutuminen toteutettavaan hankkeeseen. Muutoksen onnistuminen vaatii
hankkeen aikana monen eri henkilön aikaa ja viesti osallistumisen tärkeydestä on tultava yrityksen johdolta.

Kun lähtökohdat ovat selvillä, etenemme järjestelmällisesti seuraavissa vaiheissa:

1. Tutustumme nykytilanteeseen

2. Teemme ehdotuksen ja sovimme lopullisesta sisällöstä

3. Kehitämme prosessia, teemme kuvaukset ja ohjeet

4. Valmennamme henkilöstön kuvattuun prosessiin ja käytettyihin ohjelmiin

5. Varmistamme käyttöönoton jälkeisen tilanteen auditoinnilla

6. Teemme jatkuvan parantamisen suunnitelman

Lopputuloksena on kuvaus yrityksen prosesseista, osaavat henkilöt ja tiekartta jatkuvan
parantamisen maailmaan.

 

POIMINTOJA TOTEUTUNEISTA TOIMEKSIANNOISTA

Tämänhetkisten kokemuksiemme pohjalta uskallamme väittää, että jokaisessa
rakennusliikkeessä on löydettävissä parannettavaa ja yhdenmukaistamista niin
prosesseissa, henkilöstön osaamisessa kuin ohjelmistojen tehokkaassa käytössä.

 

 

YLEISIÄ HAVAINTOJA JA ONGELMIA

1. Työmaahenkilöstössä on erittäin suurta vaihtuvuutta. Osa yrityksistä on kasvanut japalkannut uusia henkilöitä, osassa yrityksissä henkilöstö on vaihtunut
yrityskauppojen myötä.

Ongelma: Prosessit on omaksuttu ja käytettävät ohjelmistot valittu itse ja
käytännössä jokainen toimii omalla tavallaan, painotuksellaan ja mallipohjillaan. Kustannuslaskelmien sisältöä ei tunneta sekä tehtävänkuvat ja mallit ovat epäselviä.
Saman tehtävän hoitoon käytetään useita ohjelmia.

Ratkaisu: Selvitämme työmaan nykytilanteen (prosessit, ohjelmat), valitsemme
parhaat käytännöt ja sopivimmat ohjelmat, teemme prosessikuvaukset ja ohjeet sekä
valmennamme henkilöt yhteisen prosessin ja ohjelmien käyttöön. Huolehdimme siitä,
että jokainen uusi henkilö kulkee valmennuksemme läpi. Kesto 3 kk + jatkuva
huolenpito.

2. Ydinhenkilöt ovat olleet pitkään yrityksessä ja toimintatapa on muotoutunut ajan
kuluessa nykyiseen muotoonsa. Vaihtuvuus on ollut pientä ja oppia on siirretty
yhdessä tekemisen kautta uudelle henkilölle.

Ongelma: Jos ydinhenkilö tai useampi jää lyhyellä aikavälillä pois yrityksestä, niin
nykyisen toimintamallin taustat (mikä on ajatusmalli, miksi näin toimittu) häviävät, eikä ohjelmiin tallennettua tietoa ole kuvattu. Tallennetut tiedot, raportit ja tulosteet jäävät, mutta koska menetelmä ja logiikka puuttuu, ei mitään uskalleta käyttää, vaan uusi henkilö tekee kaiken uudestaan omalla tavallaan.

Ratkaisu: Selvitämme nykytilanteen (prosessit, ohjelmat), dokumentoimme tarkasti
nykyisen toimintamallin ja sen lähtökohdat, esitämme sen pohjalta parannuksia,
teemme prosessikuvaukset ja ohjeet, tallennamme osaamisen ohjelmistojen malleiksi ja valmennamme henkilöt yhteisen prosessin ja ohjelmien käyttöön. Kesto 3kk.

3. Yrityksessä on tehty jossain vaiheessa laatujärjestelmiä tai toimintajärjestelmiä, jota ei ole päivitetty henkilöiden vaihtuessa, toiminnan laajentuessa tai ohjelmistojen
päivittyessä.

Ongelma: Järjestelmän olemassaolo ja vanheneminen tunnistetaan, mutta koska
yrityksessä on kiirettä eikä sopivaa henkilöä löydy päivittämään sisältöjä, niin asia jää ennalleen. Uutta ei lähdetä tekemään eikä vanhaa kannata päivittää, koska se ei
alussakaan toiminut.

Ratkaisu: Kirkastamme johdon kanssa tavoitteet sekä sovimme projektin laajuuden,
vaiheistuksen ja käytettävissä olevat resurssit. Etenemme vaiheittain ja selvitämme
nykytilanteen (prosessit, ohjelmat), esitämme parannuksia, teemme prosessikuvaukset ja ohjeet ja valmennamme henkilöt yhteisen prosessin ja ohjelmien käyttöön. Kesto 3kk/vaihe – jatkuvan parantamisen prosessi.

 

 

TOCOMAN KONSULTOINTI TÄYDENTÄÄ TARJONTAAMME

Tocoman on ollut noin 2 vuotta jäsenenä Building 2030 -konsortiossa rakentamisen
kehittämisen näköalapaikalla. Rakentamisen lean ja lean-filosofia on tarjonnut hyvän
lähestymismallin ja työkaluja jatkuvaan parantamiseen.

Käynnistimme konsultointipalvelumme 2018 ja sen jälkeen olemme tehneet rakennusliikkeille useita toimeksiantoja prosessien yhdenmukaistamisen ja kehittämisen
alueella.

Jos haluat kuulla lisää, ota yhteyttä allekirjoittaneeseen tai jätä yhteydenottopyyntö.

Timo Taiponen

Senior Advisor

Tocoman Oy

050 330 1651

timo.taiponen@tocoman.com